在现代数字化通信高度发达的今天，虽然电子邮件、即时通讯等方式占据了主流，但传真机依然在一些特定的商务和办公场景中发挥着重要作用，比如在一些法律文件的传输、合同的签署确认等方面，传真因其具有的法律效力和即时性，仍然备受青睐，对于不熟悉传真机的人来说，传真机究竟怎么发传真呢？下面我们就来详细地介绍一下。

准备工作

（一）检查传真机状态

在发送传真之前，首先要确保传真机处于正常工作状态，检查传真机的电源是否已经接通，机器的显示屏是否正常亮起并显示相关信息，观察传真机的纸张指示灯，如果显示缺纸，需要及时装入合适规格的纸张，传真机使用的纸张为A4纸，将纸张整齐地放入纸盒或进纸槽中，注意纸张的方向要正确,避免卡纸等问题。

（二）准备传真文件

将要发送的文件整理好，确保文件页面平整、干净，没有褶皱、破损或污渍，如果文件有多页，要按照正确的顺序排列好，对于一些重要的文件，建议在发送前先进行复印备份，以防在传真过程中出现意外导致文件丢失或损坏，要确认文件上的文字和图像清晰可辨，因为传真机是通过扫描文件内容来进行传输的，如果文件本身质量不佳,可能会影响传真的效果。

（三）获取对方传真号码

准确无误地获取对方的传真号码是成功发送传真的关键，可以通过与对方沟通、查阅对方提供的资料等方式获取传真号码，注意要仔细核对传真号码，包括国家或地区代码、区号以及具体的电话号码，避免因号码错误而导致传真发送失败或发送到错误的地方，如果对方的传真机有分机号码，还需要在主号码后加上分机号码，一般可以使用“，”符号来分隔主号码和分机号码，在传真机上输入时，“，”表示停顿几秒钟后自动拨打分机号码。

发送传真的操作步骤

（一）放置传真文件

打开传真机的进纸托盘或进纸槽，将准备好的文件正面朝下（根据不同传真机的要求，有些可能是正面朝上，可查看传真机的使用说明书确认）放入进纸口，确保文件的边缘与进纸口的导纸器对齐，以保证文件能够顺利进入传真机进行扫描，有些传真机具有自动进纸功能，可以一次性放入多页文件，机器会自动逐页扫描；而对于没有自动进纸功能的传真机,则可能需要手动逐页放置文件。

（二）拨号

在传真机的操作面板上找到拨号键盘，输入对方的传真号码，如果是本地传真，直接输入电话号码即可；如果是国内长途传真，需要先输入区号，再输入电话号码；如果是国际传真，则要先输入国家或地区代码，再输入区号和电话号码，输入完号码后，按下“拨号”键，有些传真机还支持从电话簿中选择号码进行拨号，如果之前已经将对方的传真号码存储在传真机的电话簿中，可以通过相应的操作从电话簿中选择号码,这样可以避免手动输入可能出现的错误。

（三）等待连接和信号反馈

按下拨号键后，传真机开始与对方的传真机建立连接，传真机的显示屏上会显示连接状态信息，同时可能会听到传真机发出的拨号音、连接音等声音，如果对方的传真机处于自动接收状态，很快就会建立连接，传真机的显示屏上可能会显示“已连接”等提示信息；如果对方的传真机是手动接收状态，则需要对方在听到电话铃声后，拿起传真机的听筒或按下接收键来建立连接，在等待连接的过程中，如果长时间没有反应或出现错误提示，可能是对方传真机占线、号码错误或其他问题,需要重新检查号码并尝试再次拨号。

（四）发送传真

当传真机与对方成功建立连接后，按下“开始”或“传真”键，传真机开始扫描文件内容并将其转化为电子信号发送出去，在发送过程中，可以通过传真机的显示屏观察发送的进度，一般会显示已发送的页数和总页数等信息，可能会听到传真机扫描文件时发出的轻微转动声和电子信号传输的声音，如果文件有多页，传真机在发送完一页后会自动进纸并继续发送下一页,直到所有文件发送完毕。

（五）确认发送结果

传真发送完成后，传真机通常会给出发送结果的反馈，如果发送成功，显示屏上可能会显示“发送成功”等提示信息，同时有些传真机还会打印出一份发送报告，上面记录了发送的时间、对方号码、页数等详细信息，如果发送失败，显示屏上会显示相应的错误代码或错误提示，线路故障”“对方无应答”等，根据错误提示信息，可以分析可能出现的问题并采取相应的解决措施，例如检查线路连接、重新拨号等。

常见问题及解决方法

（一）传真机卡纸

在传真过程中，卡纸是比较常见的问题，如果遇到卡纸，首先要打开传真机的进纸托盘或卡纸部位的盖子，小心地取出卡住的纸张，注意不要强行拉扯纸张，以免损坏传真机的内部部件，取出纸张后，检查纸张是否有破损或残留的纸屑在机器内部，如果有，要及时清理干净，检查进纸通道是否有异物堵塞，确保进纸通道畅通无阻，如果经常出现卡纸问题，可能是纸张质量不佳、进纸部件磨损等原因,需要更换质量好的纸张或联系专业维修人员对传真机进行检查和维修。

（二）传真文件不清晰

传真文件不清晰可能是由多种原因引起的，可能是文件本身质量不好，如文字颜色浅、图像模糊等，这种情况下可以先对文件进行复印或扫描后进行适当处理，如调整对比度、亮度等，再进行传真，传真机的扫描头可能需要清洁，长时间使用后，扫描头上可能会积累灰尘或污渍，影响扫描效果，可以使用干净的软布或专用的清洁工具轻轻擦拭扫描头，但要注意不要损坏扫描头，传真机的分辨率设置也可能影响传真的清晰度,可以根据文件的具体要求调整传真机的分辨率设置。

（三）无法建立连接

如果无法与对方的传真机建立连接，首先要检查自己的传真机线路连接是否正常，确保电话线已经正确插入传真机的相应接口，检查对方的传真机是否正常工作，是否处于自动接收或手动接收状态，是否占线等，如果对方传真机正常，可能是网络线路问题，可以尝试拨打其他电话测试线路是否畅通，如果还是无法解决问题,可以联系电信运营商或传真机的售后服务人员寻求帮助。

（四）传真机无响应

当按下操作键后传真机无响应，可能是传真机出现死机或故障，可以先尝试关闭传真机的电源，等待几分钟后再重新开启电源，看是否能够恢复正常，如果重新启动后仍然无响应，可能是传真机的硬件出现问题，如主板故障、按键损坏等,这种情况下建议联系专业的维修人员进行检修。

注意事项

（一）保护隐私

在发送传真涉及敏感或机密信息的文件时，要确保传真机放置在安全的环境中，避免他人在发送过程中查看文件内容，在发送完成后，及时取走传真机出纸口的文件副本,防止信息泄露。

（二）合理安排发送时间

尽量避免在对方传真机可能繁忙或不方便接收传真的时间发送传真，比如对方的下班时间、节假日等，选择合适的时间发送传真可以提高发送的成功率,也避免给对方带来不必要的困扰。

（三）定期维护传真机

为了保证传真机的正常运行和良好的传真效果，要定期对传真机进行维护，包括清洁传真机的外部和内部部件，检查纸张供应和进纸系统，及时更换磨损的部件等，按照传真机的使用说明书中的维护建议进行定期保养，可以延长传真机的使用寿命,减少故障的发生。

掌握传真机怎么发传真并不复杂，只要按照上述的准备工作、操作步骤进行操作，并注意常见问题和相关事项，就能够顺利地使用传真机发送传真，满足工作和生活中的传真需求，尽管在数字化时代传真机的使用频率有所降低，但在一些特定场合，它依然是一种可靠、有效的通信工具。